出張にかかるコストを削減するには、web会議がオススメです。

web会議を活用して出張を減らす

 

web会議でコスト削減を行うグループ

 

複数の拠点を持っている事業者は、管理職が集まる全体会議をweb会議に変えることで出張を減らせます
従来からSkypeを活用したweb会議は一定の需要がありましたが、画質が悪いなどの問題点を抱えていました。
昨今はZoom会議がシェアを高めるなど、ツールそのものが進化を遂げています。
データやパソコンのモニター・ホワイトボードを共有することもできるので、web会議を積極的に活用してみましょう。

 

web会議のメリット

 

web会議を導入すれば、会議参加者が普段仕事しているオフィスや自宅・出張先など場所を問わず参加できます。
そのため、出張する会議参加者の出張代を削減できるだけではなく、移動で拘束される機会損失を回避することが可能です。

 

また、泊まりでの出張をする場合は、最低でも2日は他の予定を入れられなくなり、取引先との商談や実務に関連した出張の日程調整に影響が出ます。
web会議なら、場所を問わず参加できるため、通常業務や営業活動の効率を高められるメリットがあります。

 

まずは通常会議との併用を

 

管理職などが同じ場所で集まる会議は以下のメリットがあります。

  • 休憩時間等に各参加者が雑談して情報共有・相談ができる
  • 会議後の懇談会などで社員の親睦を深める
  • 経営陣と現場管理者が直接顔を合わせる席があることで緊張感が出る

Web会議だと基本的に全体でのグループ通話に特化することになり、仲が良くて勤務地や部署が異なる人と雑談することができません
同じ場所に集まることで得られるメリットは、会議の内容が濃くなる以外のメリットがあることを覚えておきましょう。

 

web会議を導入している企業の大半は、本社などへ集まる会議と併用しています。
1年に1~2回は集まって会議をし、月次会議はwebで、といった使い分けをするケースが多いです。

 

web会議導入の相乗効果

 

既存の会議をweb会議へ変更するだけではなく、web会議の活用で会議をする機会そのものを増やす活用法があります。

 

特に現場スタッフ→現場管理者→本部の中間管理職→経営陣など順を追って承認をしているような会社では、良い提案や議題が上がった時に、関連したメンバーを集めてweb会議を開いた方が圧倒的に高効率です。

web会議を導入することで、経営陣が従来以上に現場スタッフからの意見を聞けるようになることや、承認制ではなくグループ会議をすることで、より効果が大きい案へ導けるケースがあります。
このようにweb会議の導入で、新しいことの導入や既存業務の改善へ向けて話し合う機会が増えれば、会社の業績全体に良い影響が出る可能性があります

緊急性がある場面で臨時のweb会議を開けるメリットもあるので、出張コストの削減だけではなく業務の質を高める目的でweb会議を利用できる環境を整えてみてください。
定期的にweb会議をする習慣ができれば、従来以上にスピード感のあるビジネスが可能になります。

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