ペーパーレス化によるOCRの利用は、作業の効率化に繋がります。

ペーパーレスでFAXや伝票・会議の議事録を電子化

 

ペーパーレスで不要になった紙

 

昨今、需要が高まっているコスト削減法ペーパーレス化です。
印刷する文章やFAXを減らせば、印刷コストを削減できるだけではなく、業務効率を高めることができますよ。
これまで紙媒体で管理していた文章を電子化すれば、後から必要な資料を照会する際の時間短縮にも繋がります。

 

紙媒体の電子化に便利なツールが増えているので、ぜひ導入を検討してみてください。
ペーパーレスでFAXや伝票・会議の議事録を電子化するのに便利なツールをまとめました。

 

社内のやり取りを電子化する方法

 

手軽なコスト削減法として最初に取り組んで頂きたいのが、社内文書のやり取りを電子化する方法です。
コスト削減および業務効率を高めるために効果的なツールは以下のものがあります。

 

チャットアプリ

 

チャットアプリで作業効率UP

 

Chatwork(チャットワーク)LINEWORKS(ラインワークス)が人気の高いツールです。
社内の文章連絡でメールを使っている方はチャットアプリへの切り替えを検討してみましょう。

 

電子メールからの切り替えだった場合は、ペーパーレス化にはなりませんが、業務効率がアップします。
各種資料のやり取りをFAXや印刷した資料の提出だった場合、チャットアプリでデータ送信すればペーパーレス化に繋がりますよ。

 

ファイル共有ツール

 

Dropbox(ドロップボックス)Googleドライブなどが人気ツールです。
共有フォルダで各種データを共有すれば、データ送信のやり取りをする必要がなくなります。
このほか、仕事の指示・振り分けをGoogleスプレッドシートで管理する企業が増えています。

 

OCRソフト

 

新しく作業する仕事をペーパーレス・電子管理するのは簡単ですが、完全に電子化へ移行するには、紙媒体で管理している既存の社内資料を電子化する必要があります。
また、会議の議事録はホワイトボードを使って手書きで説明することや、会議中に出た意見をホワイトボードでまとめることが多く、議事録の作成が必要です。

 

こうした作業で重宝するのがOCRソフト。
スキャンやカメラで読み取った文章を電子データへ変換してくれるので、文章起こしの手間がなくなりますよ。
PDFに換えるスキャンとは違い、ワードやテキストドキュメント、エクセルのデータへ変換できるので、誤認識箇所を修正することもできます。

 

完全ペーパーレス化による業務効率アップ会議の議事録を電子化することでの作業負担軽減など大きなコスト削減効果を期待できるので、積極的に導入を検討してみてください。

 

また、ペーパーレスとは少し異なりますが、コスト削減にうってつけのweb会議についてはこちらです。

 

インターネットFAX

 

取引先に中小企業や個人商店が多く、注文をFAXで受けている企業はインターネットFAXの活用が便利です。
インターネットFAXは相手がFAX番号を使ったオーソドックスなFAXを送信しても、紙で印刷するのではなく指定したPCなどに電子化した状態で届きます。

 

インターネットFAXを使えばペーパーレス化によるコスト削減はもちろん、FAX機まで書類を取りに行く手間を削減できます。
また、スマホを含めて複数の社員がFAXの受注状況と内容を確認できるので、営業スタッフがリアルタイムで受注状況を確認してお礼の連絡を行うことが可能です。
注文書や請求書の伝票をインターネットFAXで受信すれば、自動的に受け取った伝票の電子管理をできるメリットもあります。

 

社内システムの導入

 

コスト削減に繋がる社内システムの導入

 

業務内容に応じて専用システムもしくは高価な有償システムを導入することで、大幅なコスト削減・業務効率化に繋がる可能性があります。

 

伝票の管理や顧客情報の入力・共有で効率の悪い管理をしている企業は、システムを抜本的に変える方法を検討してみてください。
昨今は汎用性の高いシステムネットワークソフトが増えているので、安い設備投資で社内全ての文章を電子化できるかもしれません。

 

企業規模が大きい会社ほど、業務内容に応じてカスタマイズできるシステムを導入するメリットが大きいです。

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